10 Tipps für das Onboarding ausländischer Mitarbeiter

Onboarding

Der Druck auf Personaler, beim Recruiting umzudenken und neue Wege zu beschreiten nimmt in Zeiten des Fachkräftemangels zu. Immer mehr Unternehmen stellen daher Mitarbeiter aus dem Ausland ein. Wer hierbei erfolgreich sein möchte, muss kulturelle Besonderheiten bedenken. Interkulturelles Onboarding umfasst über das Recruiting hinaus auch die soziale Integration des neuen Mitarbeiters am Arbeitsplatz. Wir machen Sie startklar!

10 Tipps für das Onboarding ausländischer Mitarbeiter
  • Vor Arbeitsantritt informieren und Vertrauen aufbauen
  • Vorstellungsgespräch per Videotelefonie
  • Unterstützung beim Aufenthaltstitel
  • Unterstützung beim Anerkennungsverfahren
  • Unterstützung beim Erwerb von Deutschkenntnissen
  • Unterstützung bei der Wohnungssuche
  • Willkommenspaket für den Neustart in Deutschland
  • Offenheit und interkulturelle Kompetenzen im Team fördern
  • Soziale Integration im Team fördern

Recruiting ist heute ein ungemütliches Geschäft, das keinen Platz für Träumer lässt. Erfolgreich sein heißt realistisch in die Zukunft blicken, innovativ sein und Aufwand nicht scheuen. Strategien wie die sogenannte „Post and Pray“–Methode und das Aussortieren von Bewerbern ohne fließende Deutschkenntnisse haben ausgedient. Es gilt aktiv zu werden und den Blick über Deutschlands Grenzen hinaus zu wagen. Um angeworbene ausländische Mitarbeiter langfristig für sich zu gewinnen, ist es sinnvoll, ihre Integration ins Unternehmen gut zu begleiten, d.h. das Onboarding in Hinsicht auf kulturelle Besonderheiten abzustimmen.

Ihre neuen Mitarbeiter treten einen neuen Arbeitsplatz in einem neuen Land mit einer noch nicht vertrauten Kultur an und kommunizieren in einer anderen als ihrer Muttersprache. Das ist die eine Seite. Die andere Seite ist: Sie bringen die neuen Mitarbeiter mit einem Team zusammen, das sich ebenfalls auf ungewohnte Gegebenheiten einstellen und einlassen muss.
Wir zeigen Ihnen die Besonderheiten in diesem Prozess auf, damit Sie Ihrem neuen Mitarbeiter Unterstützung geben und auch vor Ort und im Team angemessene Vorarbeit leisten können.

1. Vor Arbeitsantritt informieren und Vertrauen aufbauen

Vor dem Onboarding steht das Preboarding. Bereits während der Phase zwischen Jobzusage und Arbeitsantritt, also schon bevor Sie Ihren zukünftigen Mitarbeiter „an Bord nehmen“, sollten Sie als Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung stehen. Rechnen Sie mit verschiedensten Fragen beispielsweise zum Thema Sozialversicherung, Brutto- / Nettogehalt, Krankenversicherung, Wohnungssuche oder Kinderbetreuung.
Nicht alle Informationen lassen sich zufriedenstellend aus dem Internet erschließen. Ein Ansprechpartner, der sich mit dem Leben in Deutschland auskennt, ist daher wichtig, damit sich Ihre neuen Mitarbeiter nicht allein gelassen fühlen, Vertrauen schöpfen und gut informiert nach Deutschland einreisen.

2. Vorstellungsgespräch per Videotelefonie

Seien Sie flexibel, wenn es ums Vorstellungsgespräch geht. Die heutigen Technologien machen es Ihnen einfacher als je zuvor, mit Kandidaten im Ausland zu kommunizieren. Videotelefonie über Skype, Whatsapp, Facetime usw. gibt Ihnen die Möglichkeit, einen ersten persönlichen Eindruck des Bewerbers zu gewinnen. Nach einer Vorauswahl von einem oder wenigen Bewerbern können Sie dann ein persönliches Gespräch anschließen.
Einige Unternehmen, die mehrere neue Mitarbeiter suchen und sich auf das Recruiting in einem bestimmten Land festgelegt haben, führen die Vorstellungsgespräche im Herkunftsland der Bewerber. Das kommt Ihren Bewerbern entgegen und kann in solch einem Fall auch für Sie einfacher und kostengünstiger sein.

3. Unterstützung beim Aufenthaltstitel

Wenn Ihr potenzieller neuer Mitarbeiter kein Bürger des europäischen Wirtschaftsraumes (EU/EFTA) ist , sondern Drittstaatler, stellt sich die Frage nach einem Einreisevisum und einem Aufenthaltstitel.
Bürger der EU und EFTA sind freizügigkeitsberechtigt und können in jedem EU-Land arbeiten und sich niederlassen.

Haben Sie sich für einen Bewerber außerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes entschieden, dann wird Ihr neuer Mitarbeiter Ihre Unterstützung brauchen: Er benötigt einen Aufenthaltstitel für Deutschland.

Onboarding ausländischer Mitarbeiter
Haben Sie sich für einen Bewerber außerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes entschieden, dann wird Ihr neuer Mitarbeiter Ihre Unterstützung brauchen: Er benötigt einen Aufenthaltstitel für Deutschland. Foto: BeeBright / Istockphoto.com

Die Regelungen des deutschen Einreise- und Aufenthaltsrechts sind unübersichtlich. Wenn auch Ihnen das ausländerrechtliche Know-how fehlt, können Sie sich Hilfe durch Experten suchen.

4. Unterstützung beim Anerkennungsverfahren

Um einen reglementierten Beruf in Deutschland auszuüben, muss die ausländische Qualifikation einer Fachkraft anerkannt, also als gleichwertig eingestuft sein. Beispiele für reglementierte Berufe sind Lehrer, Arzt, Krankenpfleger, Hebamme, Physiotherapeut, Rechtsanwalt oder Erzieher.

In der Gleichwertigkeitsprüfung vergleicht die zuständige Anerkennungsstelle die ausländische Qualifikation mit der deutschen Qualifikation in Bezug auf Inhalt und Dauer der Ausbildung und zieht ggf. einschlägige Berufserfahrung hinzu. Je nach Beruf kann auch der Nachweis von Deutschkenntnissen Voraussetzung für den Erhalt der Anerkennung sein.

Sie sollten sowohl für die Anerkennungsstelle als auch für Ihren neuen Mitarbeiter für Fragen zur Verfügung stehen: Das Anerkennungsverfahren ist ein bürokratisches Prozedere und für eine ausländische Fachkraft ohne den Beistand des deutschen Arbeitgebers kaum zu bewältigen.
Auch hier gilt: Sie können sich Unterstützung suchen und die Abwicklung des Anerkennungsverfahrens in die Hände von Experten geben.
Ausführliche Informationen über das Anerkennungsverfahren finden Sie auf der Website Anerkennung in Deutschland.

5. Unterstützung beim Erwerb von Deutschkenntnissen

Sie schöpfen aus einem wesentlich größeren Pool an ausgezeichnet qualifizierten Bewerbern, wenn Sie im Ausland nach Mitarbeitern suchen. Das beinhaltet die Herausforderung, dass ideale Kandidaten eventuell nicht über ausreichende Deutschkenntnisse verfügen.

Doch darf nicht aus dem Blickfeld geraten: Deutschland steht in starkem internationalen Wettbewerb um die besten Köpfe dieser Welt. Und aus Sicht von Kandidaten mit Englischkenntnissen hat Deutschland den Nachteil. Wenn in Deutschland die Sprache ein Karrierehindernis ist, warum dann nicht Arbeit in den USA, Kanada, Australien, dem Vereinigten Königreich suchen? Diese Länder sind Deutschland als Einwanderungsland für Fachkräfte an Reputation, Bekanntheit und Erfahrung weit voraus.

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Damit Ihr neuer Mitarbeiter am Deutschkurs teilnehmen kann, muss seine Arbeitszeit entsprechend darauf abgestimmt sein Foto: fuzzbones0 / Istockphoto.com

Geben Sie also Ihrem zukünftigen Mitarbeiter finanzielle Unterstützung für Deutschkurse. Bestenfalls kann er dann bereits im Herkunftsland einen Deutschkurs absolvieren. Damit Ihr neuer Mitarbeiter am Deutschkurs teilnehmen kann, muss seine Arbeitszeit entsprechend darauf abgestimmt sein.

Seien Sie offen gegenüber Bewerbern, die fachlich geeignet sind, aber noch nicht mit ausreichenden Deutschkenntnissen punkten können. Mit Intensivkursen kann man in der Regel in drei bis sechs Monaten sein Niveau um zwei Level steigern. Spätestens nach der Probezeit kann er sich also mit seinen Kollegen fachlich gut austauschen.

6. Unterstützung bei der Wohnungssuche

Das interkulturelle Onboarding kann über den Arbeitsplatz hinausgehen: Vom Ausland aus eine Wohnung in Deutschland zu finden, ist nahezu unmöglich. Sie helfen Ihrem neuen Mitarbeiter enorm, wenn Sie für die erste Zeit nach der Ankunft eine Unterkunft organisieren, in der er bis zum Ende der Probezeit wohnen kann. Von dort aus kann er sich anschließend selbst eine dauerhafte Bleibe suchen, ggf. zusammen mit seiner Familie.

Ob die vorübergehende Unterkunft nun in einem Hotel ist, in einer WG aus mehreren neuen Mitarbeitern oder ob sich eventuell ein Kollege bereit erklärt, den Mitarbeiter vorübergehend aufzunehmen – ziehen Sie auch unkonventionelle Möglichkeiten in Betracht.

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Insbesondere in den deutschen größeren Städten ist die Wohnungssuche eine große Herausforderung, mit der ausländische Mitbürger nicht vertraut sind. Foto: Pablo Scapinachis / Dreamstime.com

Insbesondere in den deutschen größeren Städten ist die Wohnungssuche eine große Herausforderung, mit der ausländische Mitbürger nicht vertraut sind. Es gleicht einer zweiten Jobbewerbung, wenn man bei einer Wohnungsbesichtigung mit Dutzenden anderen konkurriert und hervorstechen muss. Sprachbarrieren erschweren den Erfolg zusätzlich. Organisieren Sie eine Person, die den Prozess begleitet und Ihren neuen Mitarbeiter über den deutschen Wohnungsmarkt aufklärt: Wo findet man Wohnungen? Wie verhält man sich bei einem Besichtigungstermin? Was ist eine Kalt-, was eine Warmmiete? Was bedeuten Abkürzungen in Wohnungsangeboten (NKM z.B.) oder was verbirgt sich hinter einer Kaution oder einer Provision? Was ist die Schufa-Auskunft, die der Vermieter fordert?

Wenn Ihr Mitarbeiter eine erste E-Mail an den Vermieter schreibt mit der Bitte um einen Besichtigungstermin, kann der zugewiesene Begleiter bei der Formulierung helfen. Oder er nimmt sogar den Telefonhörer in die Hand, um selbst mit dem Vermieter zu sprechen.
Nutzen Sie auch Ihr eigenes Netzwerk und schicken Sie eine Rundmail: Weiß jemand von einer frei werdenden Wohnung oder hat jemand einen Freund, der gerade einen WG-Mitbewohner sucht?

7. Willkommensmappe für den Neustart in Deutschland

Beamten-Deutsch ist selbst für Muttersprachler schwer zu verstehen. Eine Begleitung bei Behördengängen wie beispielsweise der Wohnsitzanmeldung kann beim Ausfüllen der Formulare helfen. Ebenso beim Eröffnen des Bankkontos, bei der Suche nach einem Internet- und Stromanbieter, bei der Orientierung im öffentlichen Verkehrssystem, bei der Suche nach einer privaten Haftpflichtversicherung, ggf. Kfz-Versicherung.

Wenn die Familie mitzieht, ergeben sich weitere Aufgaben wie ein Kitaplatz, eine Schule oder die Suche nach einem Job für den Ehepartner. Je besser die Integration der Familie gelingt, desto eher hat Ihr neuer Mitarbeiter den Kopf frei und kann effektiver und produktiver arbeiten.

Familiennachzug Ehepartner Kinder
Wenn die Familie mitzieht, ergeben sich weitere Aufgaben wie ein Kitaplatz, eine Schule oder die Suche nach einem Job für den Ehepartner. Foto: Sam74100 / Dreamstime.com

Schon einfache Hinweise auf Internetseiten oder Adressen können dem neuen Mitarbeiter weiterhelfen. Sie können eine Willkommensmappe zusammenzustellen, in der Sie alle relevanten Informationen und Tipps bündeln und wichtige Anlaufstellen, Adressen, Telefonnummern zusammentragen. Beispiele hierfür sind:

Über die Migrationsberatung für erwachsene Zuwanderer erhalten Ihre ausländischen Mitarbeiter bei den bundesweiten Migrationsberatungsstellen Auskünfte zu allen Fragen, die sich in den ersten Wochen nach Ankunft stellen: Wie finde ich Arbeit? Wo kann ich Deutsch lernen? Wo gibt es ein Betreuungsangebot für meine Kinder?

Über die „Hotline Arbeiten und Leben in Deutschland“ erhalten Interessierte Informationen via Telefon, E-Mail oder Chat in deutscher und englischer Sprache zu den Themen:

1) Jobsuche, Arbeit und Beruf
2) Anerkennung ausländischer Berufsabschlüsse
3) Einreise und Aufenthalt
4) Deutsch lernen

In der Rubrik „Willkommen in Deutschland“ der Website des Bundesamt für Migration und Flüchtlinge erhält Ihr neuer Mitarbeiter Informationen und Tipps rund um das Thema „Leben in Deutschland“- von Wohnen über Einkaufen, Gesundheit, Bildung bis zum Thema Deutschlernen und mehr. Er erfährt, wo er sich weiter informieren kann und findet Telefonnummern und Kontaktadressen vor.

Die Website Make it in Germany sollten Sie in Ihrem Willkommenspaket auch unbedingt nennen. Hier finden sich Informationen rund um das Thema Leben und Arbeiten in Deutschland. Auf der Ratgeber-Seite gibt es Auskünfte zu diversen Themen wie Wohnen, Schule und Betreuung, Gesundheit, Banken und Konten usw. Hier kann man außerdem einen ausführlichen Ratgeber „Leben in Deutschland“ herunterladen. Auch eine Make it in Germany-App hat das Portal im Angebot.

Meist gibt es noch weitere Unterstützungsstrukturen oder Anlaufstellen auf regionaler / lokaler Ebene. In Hamburg zum Beispiel gibt es für internationale Fachkräfte Beratungsangebote rund um Ihren Neuanfang beim Hamburg Welcome Center.

Speziell zum Thema Integration in den Arbeitsmarkt, das für mitgezogene Eheleute relevant sein kann, unterstützt das Projekt „your way: make it in Hamburg“. Recherchieren Sie, ob es ein entsprechendes Welcome Center oder ein ähnliches Projekt in Ihrer Region gibt.

Auch mit in die Liste aufnehmen sollten Sie die Website des Förderprogramms „Integration durch Qualifizierung (IQ)“. Das Programm hat das Ziel, die Arbeitsmarktchancen für Menschen mit Migrationshintergrund zu verbessern. Mit mehr als 90 Beratungsstellen und über 140 Qualifizierungsangeboten richten sich die Angebote an Zugewanderte. Die meisten Angebote unterstützen dabei, die Anerkennung der Auslandsqualifikation zu erlangen, auch aber geht es darum, auf anderem Wege in Deutschland den Einstieg in den gelernten Beruf zu schaffen.

8. Offenheit und interkulturelle Kompetenzen im Team fördern

Nicht nur Sie als Personaler müssen sich beim Onboarding internationaler Talente auf Besonderheiten einlassen. Geben Sie auch Ihrer Belegschaft Zeit und Gelegenheit, den neuen Kollegen ins Team und in den Unternehmensalltag zu integrieren. Seien Sie und Ihr Team sich kultureller Unterschiede bewusst. Auch der Führungsstil der Teamleiter muss sich darauf einstellen.

Informieren Sie Ihr Team rechtzeitig über Besonderheiten oder Stolpersteine. Bereits sich damit auseinanderzusetzen, was die deutsche Arbeitskultur, den deutschen Kommunikationsstil usw. ausmacht und inwiefern sich diese Dinge von anderen Arbeitskulturen unterscheiden, macht es für beide Seiten erheblich einfacher. Wissen über den kulturellen Hintergrund des neuen Mitarbeiters (Vorsicht bei Stereotypisierungen) hilft Missverständnissen vorzubeugen. Überlegen Sie, ob ein interkulturelles Training (auch für das Team vor Ort) eine gute Idee ist.

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und für das Ausschöpfen des vollen Potenzials Ihres neuen Mitarbeiters ist das zentral. Es vermeidet Missverständnisse, wenn es beispielsweise um den Umgang mit Hierarchien oder um den Kommunikationsstil oder unterschiedliche Erwartungen an persönliche Aspekte in zwischenmenschlichen Beziehungen am Arbeitsplatz geht.

9. Mentor – Ansprechpartner und Mittler am Arbeitsplatz

Ein Mentor oder Pate aus Ihrem Unternehmen kann viele der genannten Aufgaben, die mit dem interkulturellen Onboarding einhergehen, übernehmen. Der Mentor sollte auch jemand sein, der mit dem Unternehmen vertraut ist, ggf. fachlich versiert ist, und er sollte die Aufgabe freiwillig ausüben.

Idealerweise ist der Mentor jemand, der interkulturell kompetent ist und als Mittler fungieren kann. Der neue Kollege hat dann einen persönlichen Ansprechpartner und weiß, wo er sich hinwenden kann, wenn er Fragen oder Schwierigkeiten hat.

Onboarding indische Mitarbeiter
Gerade in den ersten Tagen des Onboardings, in denen oft die fachliche Einarbeitung und das Kennenlernen des Unternehmens im Vordergrund stehen, sollte der soziale Aspekt der Integration nicht zu kurz kommen. Foto: Syda Productions / Shutterstock.com

Stellen Sie den Kontakt zwischen Mentor und Mentee am besten bereits vor Arbeitsbeginn her. Ihr neuer Mitarbeiter kann nicht nur im Vorfelde Antworten auf etwaige Fragen erhalten, sondern auch schon das Gefühl einer ersten Vertrautheit aufbauen. An seinem ersten Arbeitstag besteht dann schon eine Verbindung zu einem Kollegen, und er startet nicht in einem völlig fremden Umfeld.

10. Soziale Integration im Team fördern

Gerade in den ersten Tagen, in denen oft die fachliche Einarbeitung und das Kennenlernen des Unternehmens im Vordergrund stehen, sollte der soziale Aspekt der Integration nicht zu kurz kommen. Ihr neuer Mitarbeiter sollte sich willkommen und angenommen fühlen. Helfen Sie etwas nach. Organisieren Sie ein Meeting, in dem es nicht um Arbeit geht, sondern ums persönliche Kennenlernen. In Deutschland wird Arbeit und Privates in der Regel getrennt, in anderen Kulturen sieht das meist anders aus. Vielleicht ist ein privates Treffen unter Kollegen nach der Arbeit, ein Restaurant- oder Kneipenbesuch möglich? Ein gemeinsames Mittagessen ist auch ein guter Schritt, um die zwischenmenschliche Beziehung unter den Arbeitskollegen zu stärken. Fakt ist: Den Kollegen nicht nur am Arbeitsplatz, sondern auch persönlich im Team willkommen zu heißen, ist auch Teil des interkulturellen Onboardings.

Auch in unserm Blog: Indien ist nicht nur seit Jahren ein beliebtes Zielland für Outsourcing, vor allem im IT-Bereich, sondern auch zunehmend fürs Personalrecruiting in Deutschland. Indische Mitarbeiter sind oft attraktiv für deutsche Firmen, da sie beträchtliche fachliche Erfahrung mitbringen. Doch bergen multikulturelle Teams auch Herausforderungen. Diesen sollten Sie am besten gekonnt begegnen, denn an einem hohen Personalwechsel ist Ihnen sicher nicht gelegen. Lesen Sie den Gastbeitrag der interkulturellen Trainerin Emily Slate in unserem Blog: Indische Mitarbeiter: So gelingt die Integration am Arbeitsplatz

Beitragsbild: AndreyPopov / Istockphoto.com

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